電子メール（以下メール）は利用している会社の文化が色濃く出る便利なツールですが、最近ではメールを利用する上で、丁寧すぎて無駄なエネルギーや時間を費やすことが多くなってきており、メールを採用する多くの企業が仕事の効率をあげるために社内メールの使い方やマナーの見直しが行われています。
特に効果があるのが社内で交わされるメールで、主なメールの目的は報告、連絡、相談が中心であり、電子メールの相手は同じ会社の「仲間」「身内」です。これになるべく時間をかけず効率よく尚且つ円滑にコミュニケーションを取れるようにすることが効果的と言われています。
本法人においても法人内メールを効率的に利用していただくための適宜利用時の注意点を提示していきます。
特に法人内の宛先には「さん」にして効率アップを図りましょう。
名前の後に「役職」を書く必要があるメールもありますが、全てのメールに役職や所属が必ずしも必要なわけではありません。
連絡や報告といった一般的な法人内メールでのやり取りでは相手が「身内」「仲間」なのですから、会話と同じように「さん」にしましょう。役職を入れるために相手の現在の役職や所属に間違いがないか、失礼がないように考慮して事前チェックなどに時間を費やすことはやめましょう。
また、メールの宛先に失礼がないようにと配慮して「様」や「先生」を使う方がいますが、これも法人内の相手には必要以上にへりくだっている印象を与えますので利用は避けましょう。
法人外の宛先には「様」法人内の宛先には「さん」と使い分けをすると会話のように自然です。
例：
[法人内]
○○部□□部長 → □□さん
□□様 → □□さん
□□先生 → □□さん
[法人外]
○○株式会社 部長 □□様
法人内メールでも「最敬体」を用いた文書が多くみられます。「最敬体」は法人外とのやり取りに用い、法人内メールでは「敬体」までとして簡潔な文書にしましょう。
例：最敬体 「ございます」「いたします」 → 法人外向け
・議事録をお送りいたします。
・ご覧いただきまして、気になる点などありましたら、なんなりとご指摘くだされば幸いです。
・お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
例：敬体 「です」「ます」「します」 → 法人内向け
・議事録を送ります。
・改善点などありましたらご指摘願います。
法人内と法人外メールは敬語の文体「敬体」と「最敬体」を使い分け、法人内なら「です」「ます」「します」などの敬体にし、法人外には「ございます」「いたします」などの最敬体を使います。
件名はそのメールの目的や主旨がわかるような表題にしましょう。
例えば、「○○の件」、「□□のご相談」など
同一の話題でのやり取りが続く場合は「件名」を変更しない。（後から探しやすい）
当然、話題が変われば、「件名」を変えましょう。
本文は必要にして十分で簡潔な内容としましょう。
メールは見る側のタイミングで内容が把握されるツールです。相手に不安を与えないよう、できるだけ当日中に返信するようにしましょう。
無駄な返信はやめましょう。相手が「了解しました」「「どういたしまして」」などの了解した旨返信をもらったらそれでやり取り終了とし、更に返信する必要はありません。
To：直接対応をする相手（メインの宛先）
CC：情報を共有したい相手で、TOの受信者にも知らせたい相手
BCC：情報を共有したい相手だが、TOとCCの受信者には隠したい相手
