メールマナー

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教職員向けメールマナーについて

電子メール(以下メール)は利用している会社の文化が色濃く出る便利なツールですが、最近ではメールを利用する上で、丁寧すぎて無駄なエネルギーや時間を費やすことが多くなってきており、メールを採用する多くの企業が仕事の効率をあげるために社内メールの使い方やマナーの見直しが行われています。

特に効果があるのが社内で交わされるメールで、主なメールの目的は報告、連絡、相談が中心であり、電子メールの相手は同じ会社の「仲間」「身内」です。これになるべく時間をかけず効率よく尚且つ円滑にコミュニケーションを取れるようにすることが効果的と言われています。

本法人においても法人内メールを効率的に利用していただくための適宜利用時の注意点を提示していきます。


法人内メールにおける宛先の敬称

特に法人内の宛先には「さん」にして効率アップを図りましょう。
名前の後に「役職」を書く必要があるメールもありますが、全てのメールに役職や所属が必ずしも必要なわけではありません。
連絡や報告といった一般的な法人内メールでのやり取りでは相手が「身内」「仲間」なのですから、会話と同じように「さん」にしましょう。役職を入れるために相手の現在の役職や所属に間違いがないか、失礼がないように考慮して事前チェックなどに時間を費やすことはやめましょう。
また、メールの宛先に失礼がないようにと配慮して「様」や「先生」を使う方がいますが、これも法人内の相手には必要以上にへりくだっている印象を与えますので利用は避けましょう。
法人外の宛先には「様」法人内の宛先には「さん」と使い分けをすると会話のように自然です。

例:
[法人内]
○○部□□部長 → □□さん
□□様     → □□さん
□□先生    → □□さん
[法人外]
○○株式会社 部長 □□様


メールに使う敬語の使い分け

法人内メールでも「最敬体」を用いた文書が多くみられます。「最敬体」は法人外とのやり取りに用い、法人内メールでは「敬体」までとして簡潔な文書にしましょう。

例:最敬体 「ございます」「いたします」 → 法人外向け
・議事録をお送りいたします。
・ご覧いただきまして、気になる点などありましたら、なんなりとご指摘くだされば幸いです。
・お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

例:敬体 「です」「ます」「します」 → 法人内向け
・議事録を送ります。
・改善点などありましたらご指摘願います。

法人内と法人外メールは敬語の文体「敬体」と「最敬体」を使い分け、法人内なら「です」「ます」「します」などの敬体にし、法人外には「ございます」「いたします」などの最敬体を使います。


件名・本文の書き方

件名はそのメールの目的や主旨がわかるような表題にしましょう。
例えば、「○○の件」、「□□のご相談」など
同一の話題でのやり取りが続く場合は「件名」を変更しない。(後から探しやすい)
当然、話題が変われば、「件名」を変えましょう。
本文は必要にして十分で簡潔な内容としましょう。


返信メール

メールは見る側のタイミングで内容が把握されるツールです。相手に不安を与えないよう、できるだけ当日中に返信するようにしましょう。
無駄な返信はやめましょう。相手が「了解しました」「「どういたしまして」」などの了解した旨返信をもらったらそれでやり取り終了とし、更に返信する必要はありません。


To、CC、Bccの使い分け

To:直接対応をする相手(メインの宛先)
CC:情報を共有したい相手で、TOの受信者にも知らせたい相手
BCC:情報を共有したい相手だが、TOとCCの受信者には隠したい相手

  1. 「To」は、メールの用件を必ず伝えたい、メインの宛先です。
    例えば、担当者が複数いる場合には、「To」に複数人のメールアドレスを入力します。「CC」を使いたくなりますが、「CC」は「メインの宛先ではありませんが、参考に送ります」という意味があるので、必ず読んでほしい場合は「To」を使いましょう。
  2. 「CC」は、CCはカーボン・コピー(Carbon Copy)の略です。
    全員のメールアドレスが送信先に表示されるので、送信者は各関係者を知っていても受信者がお互いを知らない場合もあります。情報漏えいにあたらないよう細心の注意を払いましょう。
  3. 「BCC」は、ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略です。
    BCCで指定されたメールアドレスは他の受信者からは見ることができません。そのため、他の受信者にメールアドレスが知られてはいけない宛先に、一斉配信する手段として利用します。