メールマナー

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メールマナーについて

マナーって何の為にあるのでしょうか?

そう「皆が気持ちよく過ごせる為に」です。

インターネットの世界では、色んな人がいます。
国籍も多彩。(システム系の標準語は英語になります)
パソコンも色々。(MacもWindowsも。新しいものも古いものも。色々です)
使う環境もさまざま。(フレッツ光なんて速い回線があるとは限りません)
ハンディのある人も使っています。(目の不自由な人だってインターネットしてます)

どんな人が使っても、気持ちよくメールの送受信ができるように、最低限、次のことに気をつけましょう。


メールを書く時、皆さんはどんなことに注意をしていますか?

ここでは、ごく簡単に、最低限守って欲しい項目をあげてみました。

テキスト形式で書きましょう
メールには、シンプルなテキスト形式と装飾文字が使えるHTML形式(またはリッチテキスト形式)という2種類があります。
HTML形式は、受け取り側の環境によっては、送り側と違った表示になって読み難くなることがあります。
メールは、「テキスト形式・JIS(charset=iso-2022-jp)・7bit」で送るのが一番無難です。
Outlook系のユーザの方は、デフォルトがHTML形式になってたりしますので、ご自分の設定をご確認下さい。

  • Outlook2010
  • Thunderbird
  • Windows Live

ファイル → オプション → (左のメニューで)メール
「メッセージの作成」の「次の形式でメッセージを作成する」で「テキスト形式」を選択する。

ツール → アカウント設定 → 編集とアドレス入力
「HTML形式でメッセージを編集する」のチェックを外す。

左上のメニューボタン → オプション → メール → 「送信」タブ
メール送信の形式で「テキスト形式」を選択する。

機種(環境)依存文字は使わない
機種依存文字とは、読んでそのまま、機種に依存する文字=機種によって表示が変わる文字のことです。
代表的なところでは、丸数字。
Windowsで「まる1」と打ったつもりが、Macで受け取ると「(日)」のような文字になります。
こういった文字は、相手の人が自分と同じ環境と分かり切っている時以外は使わないようにしましょう。
例えばWindowsでは、1.ローマ数字、2.丸囲み数字・文字、3.カタカナ表記の単位、4.単位記号、5.複数のアルファベットを合成した文字、6.元号、7.会社名等で用いられる括弧囲み文字、8.固有漢字等が機種依存文字と呼ばれています。

大きなファイルを添付しない
メールには添付ファイルをつけることができますが、やり取り可能な大きさはメールサーバごとに異なります。
また、サーバで受け取れたとしても、それをパソコンやスマフォで表示する時に、回線速度が遅いとすごく時間がかかります。

基盤センターのメールサーバは、20MBまで送受信可能ですが、添付ファイルは送る時に変換されて元の大きさより 1.3〜1.5倍程度に大きくなりますので注意が必要です。 一般的には、数MB程度までにしておくのがいいと思います。もし、大きなメールを送る必要がある時は、予め相手の方に確認しておく方がいいでしょう。

補足:メーラーデーモン(MAILER-DAEMON)さんからメールが来ました。
送受信不可能な大きな添付ファイルを付けた場合、サーバからエラーメールが届きます。
そのエラーメールの送信元は、たいていの場合、こんな感じになっています。
From: MAILER-DAEMON@kitasato-u.ac.jp (Mail Delivery System)

このような送信元(MAILER-DAEMON)はサーバが自動的に送っているメールに付くものなので、たいていの場合、英語のメールになります。もし、メールを送った時に、こんなメールが届いたら、びっくりせずにメールの内容を見てみましょう。エラーになった原因が書いてあります。
原因が分からなければ、まずは宛先アドレスを確認し間違えなければ、添付ファイルを小分けにする・圧縮するなどして小さくしてみて下さい。それでもダメな場合は、基盤センターまでお問い合わせください。
適切な件名をつけましょう
携帯メールや LINE 等でメッセージをやり取りするしていると、メールにきちんとした Subject(サブジェクト。件名、題名、タイトル)をつける習慣がないかもしれません。でも、仕事でメールを書く時には、きちんとしたsubjectをつけるようにしましょう。
適切なsubjectとは、それをみればメールの内容の検討がつくものです。
例えば、こんな感じです。
「○○についての依頼」
「○○会議の日程のご連絡」
反対にあまり良くない例としては
「お願いです」
「お久しぶりです」
等があります。

また、メールのやり取りが続くと、subjectは
「Re:(最初のsubject)」
という形で、頭に「Re:」が自動的に入って、それがずっと続きます。
同じ内容に関するメールが続いている間は、そのままのsubjectでいきます。
別の話題になった時は、新規メールを作成して、subjectも別のものにつけかえましょう。

たまに、何かについての依頼をした時に、subjectを「ありがとう」にする人がいます。
1.「○○についてのお願い」   …依頼メール
2.「Re:○○についてのお願い」  …作業が終わった報告メール
3.「Re:お礼」          …作業に対するお礼のメール
ご本人は、お礼の気持ちを込めてsubjectを書いているのだと思いますが、こうすると、3通目のメールだけを見た時に何のお礼かわからない。さらに、「Re:」とあるのにそれのもとになる「お礼」というsubjectのメールが存在しない、という奇妙な状態になります。
subjectでメールを管理できなくなるので、こういうつけかたはお奨めできません。
仕事のメールには署名をつけましょう
普段メールでやり取りしている相手でも、急ぎで電話をかけたい時もあります。
書類を郵送する必要がある時もあります。直接尋ねていくこともあるかもしれません。
仕事のメールには、自分の名前はもちろん、住所や電話番号が分かるような署名を付けましょう。

ただし、プライベートなメール等では、逆に自分の住所や電話番号を簡単に教えない方がいい場合がありますので、注意が必要です。
受け取り手の身になって書きましょう
以上、ごくごく基本的なことだけあげてみましたが、要するに「相手の身になって書きましょう」ということです。
インターネットの世界には色んな使い手がいます。Windowsユーザ、Macユーザ、最近では、主にスマホでメールを読み書きする人もいます。必ずしも、自分と同じ環境の人がメールを受け取るとは限らないのです。
どんな環境の人でも気持ちよくメールを読めるように、時間がない時でも内容が把握しやすいように、そんなメールを書けるようになりましょう。